Migración de file servers a SharePoint: playbook 2026

Hemos migrado más de 30 TB desde file servers a SharePoint Online en los últimos 4 años. El patrón se repite y los errores también. Este playbook condensa lo aprendido.

Fase 0: Discovery (2-3 semanas)

Antes de mover un solo archivo necesitas saber qué hay. Usa ShareGate Scanner o PnP PowerShell para inventariar: tamaño por carpeta, antigüedad, propietarios, ACLs, contenido duplicado, archivos huérfanos. Esta fase consume tiempo pero ahorra meses.

Fase 1: Limpieza (1-2 semanas)

Dato duro: el 35% de los archivos en file servers típicos están duplicados o son obsoletos. No migres basura. Aprovecha para archivar lo inactivo y eliminar duplicados. Los usuarios no protestan tanto como crees si el proceso es transparente.

Fase 2: Arquitectura (3-4 semanas)

• Hub-and-spoke site architecture, con 3-7 hubs por departamento o geografía.
• Taxonomía de términos gestionados con al menos 2 niveles por hub.
• Sensitivity labels por defecto, aplicadas automáticamente con Purview.
• Permisos: rompe las ACLs de NTFS y mapea a Azure AD groups. Punto.

Fase 3: Migración por olas (8-12 semanas)

Ondas de 500 GB a 2 TB. SharePoint Migration Tool para el grueso (gratis hasta 100 GB por trabajo, suficiente), ShareGate para los críticos con historiales de versiones y metadatos preservados. Valida tras cada onda con scripts de PnP que reporten archivos faltantes, errores de permisos, archivos bloqueados.

Errores que se repiten

• Migrar los permisos tal cual sin simplificar. Terminas con 15 niveles de grupos anidados que nadie entiende.
• Olvidar la retención legal. La auditoría post-migración encuentra el 100% de las no-conformidades.
• Capacitar al final. Usuarios que descubren SharePoint en producción generan tickets. Training previo reduce soporte 60%.