Power Automate RPA + IA: automatizando procesos legacy sin APIs

RPA (Robotic Process Automation) no es nuevo. Lo que cambia con Power Automate Desktop + AI Builder es que ahora automatizas la pantalla del sistema legacy Y le añades comprensión de documentos, validación visual y toma de decisiones basada en confianza.

Cuándo RPA sigue siendo la respuesta correcta

• El sistema core (ERP, CRM, sistema interno) no expone APIs o requiere cambio de proveedor para habilitarlas.
• El cambio de sistema costaría 10x lo que costaría automatizar con RPA durante 2-3 años.
• El proceso es repetitivo, de alto volumen y tolerante a latencia (batch, no real-time).
• El interfaz del sistema es estable (no cambia de UI cada 3 meses).

El twist de IA: lo nuevo

Con Power Automate Desktop + AI Builder, el robot puede: leer PDFs no estructurados con extracción de campos por contexto, validar pantallas con computer vision (¿el botón está habilitado? ¿el campo se rellenó?), tomar decisiones si/no según reglas con confidence score, y manejar excepciones sin intervención humana cuando la confianza es >95%.

Caso real: conciliaciones bancarias

Cliente con ERP antiguo sin API de conciliación. 4 personas dedicaban 3 horas/día a conciliar 200+ transacciones. RPA con PAD: descarga extractos del banco (browser), valida contra ERP (UI), marca discrepancias, envía email a Controller con resumen. Tiempo total: 25 minutos, unattended. ROI en 4 meses.

Cuándo NO usar RPA

• El proceso es real-time o requiere <1s de latencia. RPA es lento por diseño.
• La UI cambia cada sprint. El robot se rompe cada semana.
• Hay más de 3 sistemas legacy en cadena. La orquestación se vuelve ingobernable.
• El volumen es <50 transacciones/día. No compensa el coste de desarrollo + mantenimiento.