Lo que hoy te cuesta
En una empresa con 800 empleados y 600 proveedores activos que factura USD 45M al año, el equipo de compras recibe entre 15 y 25 solicitudes mensuales de nuevos proveedores por mail con PDFs adjuntos que se imprimen, se firman a mano, se escanean y se pierden en una carpeta compartida de OneDrive sin orden ni versionado. Un proveedor crítico puede llevar 6 meses en evaluación sin que nadie recuerde en qué paso quedó, y legal termina aprobando a ciegas bajo presión del negocio porque la operación no puede esperar. El equipo pierde entre 18 y 24 horas-hombre al mes validando a mano RUC, certificaciones y vencimientos de pólizas, con el riesgo cierto de contratar un proveedor en lista restrictiva o de operar con seguros vencidos sin saberlo. "Cuando auditoría pregunta por la trazabilidad de un proveedor no tenemos cómo responder" resume el director de cumplimiento cuando llega el requerimiento de la contraloría. ¿Cuánto riesgo legal y reputacional aceptamos por no saber con certeza quién nos vende qué?
Lo que cambia cuando lo tenés
El proveedor entra al portal externo desde su navegador, completa el formulario de auto-registro y adjunta RUC, certificaciones, pólizas y referencias en un solo envío con validación de campos en línea. Power Automate valida contra listas restrictivas, dispara alertas de pólizas por vencer 60 días antes, asigna al aprobador por monto, país y categoría, y registra el alta con timestamp inmutable. El equipo de compras ve un Kanban en vivo con cada proveedor en Documentación, Validación, Aprobado o Rechazado, con SLA por etapa y sin necesidad de perseguir correos. La salida visible es el portal público en Power Pages más la Model-Driven App interna con el catálogo y los KPIs. El caso está en producción en una firma de servicios que evaluó 1.200 proveedores en 12 meses con time-to-approve promedio de 11 días. La inversión se amortiza dentro del primer trimestre por horas recuperadas y riesgos evitados.
Portal externo + dashboard de Kanban interno
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